Cu pandemie de coronavirus închiderea birourilor din întreaga lume, nenumărate companii și persoane fizice reimaginează cum arată ziua de muncă. Cu toate acestea, aceste schimbări se extind mult dincolo de îmbrăcămintea de birou de tranzacționare pentru sudori - pentru mulți oameni, înseamnă și o inundație bruscă de apeluri video conferință.
Dar cu mulți oameni folosind Zoom și alte platforme de videoconferință pentru prima dată, pur și simplu conectarea la o întâlnire și obținerea la maximum a acestor conferințe video pot fi două lucruri foarte diferite. Cu ajutorul experților, am adunat detaliile și recomandările definitive care vă vor ajuta să faceți ca fiecare apel video conferință să se declanșeze fără probleme.
Do: Păstrați zona din spatele dvs. ordonată.
Shutterstock / fizkes
Dacă nu v-ați invita colegii în birou fără să-l curățați mai întâi, nu-i invitați biroul dvs. de acasă când este ceva mai puțin decât ordonat.
„Vrei ca colegii să-ți vadă biroul de acasă ca fiind îngrijit și organizat”, spune Kristen Southall Watts , autorul Ziua de lucru solo . Pe lângă curățându-vă spațiul , Watts recomandă evitarea unei linii de vedere directe către ușă și rearanjarea biroului dvs., astfel încât membrii familiei care privesc să nu devină parte a întâlnirii dvs. ”
Nu: Așezați computerul sub față.
Shutterstock
Menținerea unui contact vizual bun este esențială pentru întâlniri, indiferent dacă le aveți personal sau online, deci asigurați-vă că aveți camera foto poziționată corespunzător.
„Toată lumea are unghiuri care arată bine pentru ei - dar unghiul nimănui nu este de la sol și se uită în sus”, spune Flynn Zaiger , CEO al agenției creative de marketing digital Online Optimism . În schimb, Zaiger vă recomandă să vă ridicați computerul astfel încât să fie ușor peste nivelul ochilor pentru a face mai ușor pentru alții să vă vadă și să te păstrezi cât mai bine .
Do: Opriți notificările.
Shutterstock / Alexey Boldin
când cineva moare în visul tău
Aceste notificări care vin pe dispozitivele dvs. nu vă distrag atenția, ci le distrag atenției tuturor celor din apelul dvs. video.
„Nu trebuie să fiți notificat cu privire la fiecare titlu de știre sau videoclip nou încărcat în momentul în care se întâmplă, mai ales nu în timpul blocurilor de lucru desemnate”, spune Watts, care notează că „de fiecare dată când aruncați o privire rapidă asupra fluxurilor dvs. de social media, pierzi mult timp productiv. ”
Nu: Așteptați până în ultimul minut pentru a rezolva problemele tehnice.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Dacă doriți ca întâlnirea dvs. să ruleze fără probleme, asigurați-vă că v-ați testat software-ul, inclusiv setările video și audio, înainte de a începe apelul.
„Începerea întâlnirii și apoi realizarea faptului că sunetul este agitat sau videoclipul încurcat provoacă întârzieri”, spune Reuben Yonatan , CEO al GetVoIP , care avertizează că acest lucru ar putea chiar să vă coste afaceri dacă îi face pe clienți să vă vadă ca fiind ineficienți. Pentru a vă asigura că totul este în ordine, Yonatan vă recomandă să faceți mai întâi o alergare pe uscat cu un prieten care vă poate oferi feedback.
Do: Construiți într-o perioadă de oprire între apeluri.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Chiar dacă aveți întâlniri spate-în-spate, a avea doar câteva minute de nefuncționare între ele poate face diferența în ceea ce privește cât de eficient sunteți în fiecare.
„După apeluri și conferințe, veți avea nevoie de câteva minute pentru a elimina e-mailurile sau mesajele de urmărire, pentru a organiza notele pe care le-ați luat în timpul întâlnirii și pentru a schimba mental vitezele pentru următoarea sarcină”, spune Watts, menționând că lipsa de timpul de pregătire între apeluri poate crește riscul de distragere a atenției.
Nu: Vorbește prea repede.
Shutterstock / fizkes
Nu lăsați discursul obișnuit de mile pe minut să îngreuneze colegii dvs. să înțeleagă punctul pe care încercați să-l treceți.
„Nu vorbi prea repede, astfel încât cei care ascultă (și urmăresc) să aibă probleme să te înțeleagă”, spune Deborah Sweeney , CEO al MyCorporation . Dacă trebuie să vă plimbați cu o pauză, Sweeney vă recomandă să zâmbiți la cameră în loc să folosiți cuvinte de umplere precum „um” sau „uh”, care vă pot face să nu vă pregătiți.
Do: Acordați atenție limbajului corpului altor persoane.
Shutterstock / Focus și Blur
A avea prea mulți oameni să vorbească simultan se poate transforma într-o cacofonie de neînțeles într-o clipă. Dacă doriți să evitați suprapunerea vorbirii, asigurați-vă că citiți mesajele participanților la întâlnire limbajul trupului pentru a obține indicii atunci când este sigur să vorbești.
„Semnele obișnuite care trebuie luate în considerare sunt capetele din cap, sau gurile care încep să se deschidă”, spune Julian Jost , CEO și cofondator al Baza spațială .
Nu: Păstrați filele inutile deschise.
Shutterstock / Friends Stock
Dacă doriți să vă păstrați mintea concentrată asupra sarcinii la îndemână - și să evitați eventualele jenări - asigurați-vă că aveți toate filele inutile închise sau reduse la minimum în timpul întâlnirii.
„Nu vrei să fii surprins când cineva întreabă„ Poți să-ți împărtășești ecranul și să ne arăți? ””, Spune Shayne Sherman , CEO al TechLoris , care observă că a avea prea multe file deschise simultan ar putea afecta chiar și calitatea apelului.
Do: Folosiți-vă căștile.
Shutterstock / fizkes
Colegii tăi vor să te asculte - nu sunetul copiilor tăi care se joacă, lătratul câinelui tău sau ambulanța care trece afară.
„Majoritatea microfoanelor pentru laptop sunt foarte proaste și ridică fiecare zgomot mic”, spune Julie Bee , președinte al BeeSmart Social Media . „Căștile și căștile mențin zgomotul de fond la minimum și preiau ceea ce spui.”
Nu: Citind.
Shutterstock / Pressmaster
Dacă doriți ca participanții la întâlnirea dvs. să rămână implicați, încercați să încurajați un dialog în loc să susțineți un discurs.
„Abilitățile noastre de atenție sunt și mai scurte în aceste zile, așa că, în loc să stați în fața unui computer și să vorbiți cu cei aflați în apel, angajați oamenii în conversații”, recomandă Bee, care spune că acest obicei îi menține pe oameni implicați și atenți la apel .
Do: Utilizați butoanele de dezactivare a sunetului și oprirea videoclipului.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Nu trebuie să aveți microfonul sau camera pornită pe parcursul fiecărei întâlniri dacă nu vi s-a cerut în mod special să faceți acest lucru.
„Dacă nu vorbești, dezactivează-te. Dacă trebuie să vă mișcați foarte mult sau să vă ridicați și să luați o pauză de la întâlnire ... atunci ascundeți videoclipul și mutați-vă ”, sugerează Bee.
Nu: Mizați-vă exclusiv pe WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
cum să-ți găsești locul fericit
Dacă aveți un plan de rezervă în cazul în care conexiunea WiFi se întrerupe, nu veți pierde niciun detaliu important.
„Nimic nu depășește performanța de rețea solidă a unui cablu Ethernet vechi”, spune Jovan Milenkovic , cofondator al CommandTech . Deși multe laptopuri nu mai au porturi Ethernet, Milenovic remarcă faptul că adaptoarele CAT5 la USB sunt ieftine și disponibile pentru a face posibilă conectarea.
Do: Configurați înregistrarea automată.
Shutterstock / Olivier Le Moal
În loc să încercați frenetic să luați notițe în timpul întâlnirii, configurați înregistrarea automată, astfel încât să vă puteți bucura de un jurnal textual cu tot ce s-a întâmplat după aceea.
„Zoomul vă permite să înregistrați automat apelurile, iar acest lucru poate fi neprețuit pentru înregistrarea feedback-ului clienților sau al echipei cu privire la un proiect”, spune Dusti Arab , strateg de afaceri cu Reinvention Co. .
Nu: Lăsați să ruleze alte dispozitive conectate la internet.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Dezactivarea altor dispozitive conectate la internet în jurul casei dvs. înainte de a începe întâlnirea vă poate ajuta să limitați întârzierile în conexiune și să vă mențineți convorbirile video conferința fără probleme.
„Chiar și cel mai bun pachet de internet nu va garanta că internetul dvs. de acasă poate susține întâlniri de afaceri lungi prin videoconferință”, spune Milenkovic, care recomandă să solicitați colegilor de cameră și membrilor familiei să pună jocurile și descărcările în așteptare pe durata întâlnirii, ori de câte ori este posibil.
Do: Utilizați funcția de chat.
Shutterstock / Rawpixel.com
Există o soluție ușoară dacă doriți să evitați ca toată lumea să vorbească unul peste celălalt atunci când este timpul pentru întrebări și răspunsuri la sfârșitul unei întâlniri.
„Folosiți funcția de chat pentru a afirma că aveți mai întâi o întrebare sau o afirmație în loc să o purtați”, sugerează Matthew Ross , cofondator și COO al Slumber Yard .
Nu: Purtați-vă sudorile.
Shutterstock / fizkes
Tratați-vă colegii virtuali cu același respect cu care i-ați trata personal și asigurați-vă că arătați partea pentru întâlnire.
„Încercați să evitați orice lucru prea luminos și orice cu prea multe modele”, sugerează Kyle Turk , VP de marketing la Căutare Keynote . Turk adaugă că, chiar dacă crezi că colegii tăi de muncă te vor vedea doar de pe umeri în sus, a purta pantaloni adecvați la locul de muncă este întotdeauna o idee bună în cazul în care trebuie să te ridici sau să te miști.
Do: Aveți un plan de rezervă.
Shutterstock / Monkey Business Images
Aveți la îndemână toate informațiile de conectare aplicabile pentru întâlnirea dvs. și nu veți rata o bătaie în cazul în care conexiunea dvs. va înceta.
„Asigurați-vă că aveți un număr de telefon sau un plan de rezervă în cazul în care nu se conectează online așa cum a fost planificat”, sugerează Paige Arnof-Fenn , fondator și CEO al unei firme globale de marketing strategic Mavens & Moguls .
Nu: Folosiți tastatura.
Shutterstock / Jacob Lund
Dacă doriți să luați notițe în timpul întâlnirii, aveți la îndemână un notebook în loc să atingeți tastatura.
„Indiferent dacă luați notițe sau răspundeți la e-mailuri sau chaturi de echipă, sunetul tastării vă distrage atenția”, spune Mark Strassman , SVP și GM al UCC la LogMeIn . Dacă notele de scris manual nu par o alternativă adecvată, Strassman sugerează utilizarea serviciului de transcriere încorporat disponibil pe majoritatea platformelor de videoconferință.
Do: Activați tastele rapide.
Shutterstock / Clear
În loc să căutați butonul de acces la microfon, activați tastele rapide înainte de întâlnire, astfel încât să puteți auzi cu ușurință ori de câte ori este necesar.
„Activarea push-to-talk vă va asigura că nu sunteți cauza zgomotului alb, a ecourilor și a zgomotului de fond într-un mediu de apel de grup”, spune Keenan Beavis , fondatorul a Longhouse Media , care observă că această funcționalitate este disponibilă pe platforme precum Zoom, Skype și Discord.
Nu: Uitați să vă deconectați.
Shutterstock / shurkin_son
Înainte de a vă schimba din nou în sudori, veți dori să faceți un ultim pas crucial: încheierea apelului.
„[Nu] lăsați garda jos înainte de a vă deconecta - este posibil ca microfonul / difuzorul să fie în continuare live!” avertizează Arnof-Fenn.
