Șase punct-trei. Este vorba de câte ore, potrivit unui studiu recent comandat de gigantul tehnologic Adobe, pe care americanii îl petrec, în medie, răspunzând la e-mailuri în fiecare zi. Altfel spus: cheltuiți un întreg al treilea din viața ta de veghe lipită de căsuța de e-mail, răspunzând la firele de mesaje care, sincer, ar putea fi rezolvate într-un chat IRL de cinci minute. Ceva trebuie să dea.
Din fericire, obținerea acelui lucru de oferit este, în multe cazuri, la fel de ușor ca apăsarea unui buton. Prin implementarea unei serii de tactici încercate și adevărate, puteți reduce la nimic orele petrecute pe e-mail. Gândiți-vă: cât timp ați economisi dacă nu ați mai fi nevoie să descărcați manual din nou un atașament? Sau dacă ai putea retrage un e-mail trimis în grabă din eter, economisindu-ți timpul (și panica!) Petrecut la elaborarea unui e-mail „Îmi pare rău, nu am vrut să trimit acel e-mail”?
Da, tot acest jujitsu pe Internet este posibil. Am strâns împreună cele mai bune 17 hacks de e-mail care economisesc timp, care îmbunătățesc viața și care măresc eficiența. Așa că citiți mai departe, pentru că așa așteptată căsuța de e-mail zero. Și pentru mai multe modalități de a profita la maximum de 6,3 ore, nu ratați 15 e-mailuri de afaceri deschise la rece care te deosebesc .
1 Dezabonați-vă masiv.
Shutterstock
Este un pariu bun căsuța de e-mail este la fel de aglomerată ca un cămin pentru seniori în timpul finalei. Este un bun pariu, de asemenea, că cea mai mare parte a acestui dezordine se datorează e-mailurilor zilnice sau săptămânale de la comercianți cu amănuntul, organizații și alte buletine de știri pe care este posibil să le fi înscris de-a lungul anilor. Prin utilizarea Derulați-mă , puteți urmări toate listele pe care s-ar putea să vă aflați și să vă dezabonați de la orice de la care nu mai doriți să primiți informații. De fapt, unu Cea mai bună viață editorul a putut folosi Unroll.me pentru a identifica 135 de abonamente. Câți veți apărea? Și câți ai putea lipsi?
2 Activați comenzile rapide de la tastatură.
Shutterstock
Știm cu toții comenzile rapide de la tastatură. (Comanda- LA : selectează tot. Comanda- C : copie. Comanda- P : lipiți. Etc.) Dar utilizatorii Gmail au posibilitatea de a activa un set avansat de comenzi rapide. Mai întâi, du-te la setări . Faceți clic pe general filă. Aproape la jumătatea drumului, veți vedea un comenzi rapide de la tastatură opțiune, dezactivată implicit. Porniți-l și veți avea acces la aceste apăsări de taste ușoare:
- C : începe un mesaj nou
- Schimb- C : începe un mesaj nou într-o fereastră nouă
- D : începeți un mesaj nou într-o filă nouă
- F : redirecționați un mesaj
- #: ștergeți un mesaj
- Schimb- Eu : marcați un mesaj ca citit
- Schimb- U : marcați un mesaj ca necitit
- Comanda- S : salvați un mesaj
3 Și apoi automatizează-le.
Shutterstock
Dacă aveți probleme cu memorarea acestui compendiu de comenzi rapide de la tastatură, Tastatură, un plugin Google Chrome vă va reaminti în timp ce tastați. (Non-invaziv, desigur.) Și pentru mai multe modalități de a deveni o mașină de productivitate, aflați 15 moduri de a vă dubla productivitatea în jumătate de timp.
4 Folosiți hashtag-uri.
Da, într-adevăr, instrumentul organizațional de semnare a rețelelor sociale funcționează și pentru e-mail. Aruncați un hashtag sau două la sfârșitul semnăturii dvs. - partea de e-mail care este, în general, decupată, astfel încât destinatarii să nu vadă și să nu judece eticheta „#workhardplayhardhard” - pentru căutare ușoară. Tastați doar hashtagul în câmpul de căutare din partea de sus a căsuței de e-mail și veți afișa fiecare e-mail codat cu acesta.
5 Activați opțiunea „unsend”.
Shutterstock
Am fost cu toții acolo: creați un e-mail, îl trimiteți în eter și vă dați imediat seama, Oh nu, acel mesaj nu era gata să fie trimis. Se pare că poți să-ți aduci mesajele din prag instalând o întârziere utilă. De exemplu, pe Gmail, intrați sub setări , atunci general . Veți găsi butonul de anulare ca a cincea opțiune. Porniți-l. Puteți selecta dintr-un meniu derulant cu intervale de 10 secunde, acestea vor dicta cât timp aveți înainte ca mesajul dvs. să fie trimis definitiv.
6 Setați această caracteristică la 10 secunde.
Shutterstock
Un sfat: dacă utilizați e-mailul ca serviciu de mesagerie instant de facto, vă recomandăm să setați butonul de anulare până la 10 secunde. În acest fel, răspunsurile dvs. nu vor fi trimise cu o întârziere de jumătate de minut. Nu, 30 de secunde nu sună prea mult, dar să spunem așa: Dacă serviciul dvs. instantaneu la alegere (Slack, GChat, Facebook Messenger - orice!) Ar conține fiecare mesaj trimis atât de mult timp, contactele dvs. ar crește rapid.
7 Sau pur și simplu completați ultimul câmp „către”.
Shutterstock
Este un bun obicei de adoptat, oameni buni. (Vedeți cele două diapozitive anterioare.)
8 Folosiți acest semn.
Shutterstock
„Pentru un e-mail care începe cu o salutare„ salut ”sau„ salut ”, o închidere precum„ cel mai bun ”ar fi consecventă”, spune Patricia Napier-Fitzpatrick , fondator și președinte al Școala de Etichete din New York . „Cel mai bun”, deși suprasolicitat, este una dintre cele mai sigure închideri în general, deoarece este inofensiv și universal adecvat. ” Așa este: în ciuda utilizării excesive, „Cel mai bun” este Cel mai bun mod de a vă semna e-mailurile.
9 Și această semnătură prin e-mail.
Shutterstock
Când sunteți pe drum, cel puțin, veți dori să renunțați la fraze enervante și drăgălașe („Vă rog să iertați orice greșeli”. Trimis de la procesorul meu de 1,21 gigawatt. ”Trimis de pe iPhone-ul meu - vă rugăm să luați în considerare mediul înainte de a tipări . ') în loc de ceva simplu, elegant, direct la obiect: „Trimis de pe drum”. Conform Ben Dattner , antrenor executiv, verifică toate acele cutii evocând în același timp o atmosferă Kerouac. Nu e de mirare că este Semnătura unui singur smartphone prin e-mail ar trebui să aibă toată lumea.
10 Și acest mesaj în afara biroului.
Conform Jane Scudder , profesor la școala de afaceri a Universității Loyala din Chicago, atunci când completați un mesaj în afara biroului, acesta este formatul pe care ar trebui să îl urmăriți:
Mulțumesc pentru e-mail. Sunt OOO de marți, 12 iunie până vineri, 15 iunie, fără acces la e-mail. Dacă acest lucru este urgent, vă rugăm să contactați [PERSOANA CARE SUNT MAI JOS PE LANTUL DE COMANDĂ - sau, dacă aveți unul, NUMELE ASISTENTULUI DUMNEAVOASTRĂ COFEA] la [ADRESA EMAILULUI]. În caz contrar, voi răspunde la toate mesajele când mă întorc .
Pentru detalii la nivel de nitpick, cum ar fi dacă terminați mesajul în ultima zi de ieșire sau în prima zi înapoi - sau dacă includeți un număr de telefon nu - consultați doar sincer la noi de asemenea ghid cuprinzător în această privință.
11 Modificați densitatea afișajului.
Utilizatorii Gmail pot alege dintre trei densități diferite de afișare pentru căsuța de e-mail: confortabil, confortabil și compact. Densitatea afișajului nu afectează altceva decât spațiul alb existent între fiecare mesaj din afișajul din căsuța de e-mail. Este puțin mai mult decât o chestiune de preferință, dar gândiți-vă la ei termeni, bine, a unui termen de lucrare. Confortabil este ca spațiere dublă, unde confortabil este spațiere simplă, iar compactul este asemănător spațierii pe jumătate.
12 Nu uitați să arhivați.
Shutterstock
Puteți elimina e-mailurile din căsuța de e-mail fără a fi nevoie să le eliminați complet din existență prin dosarul coșului de gunoi. Prin „arhivarea” mesajelor individuale, acestea vor deveni imediat ascunse de căsuța de e-mail și de toate folderele. Dar le puteți urmări în continuare, dacă este necesar, prin intermediul funcției de căutare. În Gmail, puteți arhiva instantaneu mesajele după ce le deschideți făcând clic pe micul „x” care apare lângă linia subiectului.
13 Respectați regula de două minute.
Shutterstock
Campionată de experți în productivitate din toate categoriile, regula de două minute este o modalitate sigură de a aborda stresul legat de e-mail. Iată cum funcționează: dacă puteți răspunde și uita de un e-mail în două minute sau mai puțin, abordați-l imediat. Dacă nu, aruncați-l deoparte pentru mai târziu.
14 Adunați-vă răspunsurile prin e-mail.
Pentru a reduce cantitatea de timp pe care o petreceți lipită de ecran, prinsă de schimburi de întoarcere și de întoarcere, desemnați orele zilei dvs. ca perioade de „răspuns la e-mail”. (Poate că este o oră dimineața și 90 de minute după-amiaza. Poate că sunt trei ore după masa de prânz. Orice funcționează pentru dvs.!) Apoi, răspundeți numai la e-mailuri în aceste perioade de timp - și nu în afara lor.
15 Limitați-vă e-mailurile la 140 de caractere.
Da, la fel ca un Tweet (sau cel puțin un Tweet înainte de revoluția 280). La fel de Andrew Bag , CEO-ul Gab, rețeaua socială, a sfătuit într-un mediu post , cel mai bine este să vă păstrați e-mailurile cât mai scurt posibil. „Aș vrea să vă ajut să rezolvați problema X. Fac Y și Z ne-au sugerat să ne conectăm. Ești liber să conversezi? Nu este nevoie de niciun fel de saluturi florale.
nouă de cupe iubesc
16 Setați atașamentele pentru descărcare automată.
Shutterstock
Dacă acesta, atunci acela (IFTTT) , o aplicație de optimizare a e-mailurilor, vă poate ajuta să setați „limbajul” specific, ca să spunem așa, care va elimina o grămadă de slogan de tip intermediar. De exemplu: dacă un e-mail primit are un atașament, IFTTT îl va descărca automat pe Google Drive.
17 Nu răspundeți la e-mailuri după ore.
Nu este un secret faptul că americanii sunt suprasolicitați - și, așa cum a arătat studiul Adobe, o mare parte din această suprasolicitare provine din e-mailurile frecvente. De aceea, la începutul acestui an, membrii consiliului din New York au introdus un proiect de lege care ar face ilegal ca companiile să solicite angajaților să verifice e-mailurile după program. (Este inspirat de o lege care se află în prezent în Franța, unde companiile cu personal mai mare de 50 trebuie să stabilească linii directoare stricte cu privire la munca după program, sau altfel se confruntă cu sancțiuni financiare.)
Pentru a descoperi mai multe secrete uimitoare despre a-ți trăi cea mai bună viață, Click aici pentru a vă înscrie la newsletter-ul nostru zilnic GRATUIT!
