Când vine vorba de e-mail, ați putea crede că știți tot ce trebuie să știți. La urma urmei, majoritatea dintre noi trimit și primim în medie 121 de e-mailuri pe zi , potrivit firmei de cercetare a pieței tehnologice Grupul Radicati . Dar, deși probabil petreceți o bucată semnificativă din fiecare zi trudindu-vă în căsuța de e-mail, totuși ați putea învăța un lucru sau două. De fapt, există o mulțime de reguli de etichetă prin e-mail care vă scapă în mod regulat pe dvs. și pe o mulțime de alte persoane din lista dvs. de contacte. Vrei să fii sigur că ești politicos din punct de vedere electronic? Iată cele 17 reguli de aur ale e-mailurilor pe care probabil nu le știați, dar pe care trebuie să le cunoașteți.
1 Răspundeți în minutul în care primiți un e-mail, chiar dacă aveți nevoie de mai mult timp.
Shutterstock
Nimeni nu apreciază că primește un răspuns la un e-mail săptămâni după ce l-a trimis. De fapt, un sondaj din 2018 realizat de firma de consultanță Soluții de performanță Toister a dezvăluit că 41% dintre oameni se așteptau la un răspuns prin e-mail de la colegii lor în mai puțin de o oră. (Începeți acum să redactați note de scuze către departamentul dvs. de contabilitate!)
Desigur, unele răspunsuri prin e-mail vă solicită să vă mestecați gândurile și să redactați un mesaj măsurat. În aceste cazuri, soluția este ușoară: răspundeți în câteva minute pentru a anunța expeditorul că ați primit mesajul, dar aveți nevoie de ceva mai mult timp pentru a rezolva lucrurile. În acest fel, știu că le-ai luat în considerare e-mailul și nu le ignoră pur și simplu.
2 Folosiți „Răspundeți tuturor” cu precauție.
Shutterstock
Există o diferență crucială între opțiunile „Răspunde” și „Răspunde tuturor”. Și totuși, mulți utilizatori de e-mail din păcate nu își dau seama de asta. În cazul în care sunteți unul dintre ei, știți că, atunci când îl alegeți pe acesta din urmă, fiecare destinatar care a primit CC în mesajul original primește răspunsul dvs. și, cel mai adesea, nu trebuie să inundați căsuțele primite ale tuturor.
Aceste mesaje inutile în masă sunt un astfel de flagel, există un termen colocvial pentru a le descrie: Răspundeți Allpocalypse . ' Așadar, data viitoare când răspundeți la un e-mail în masă, luați în considerare cine are nevoie cu adevărat să vă citească răspunsul: întreaga companie sau doar expeditorul original?
3 Dacă doriți un răspuns de la cineva, nu îl controlați.
Shutterstock / Jacob Lund
Când trimiți pe cineva pe un e-mail - ceea ce înseamnă că îl „copiezi”, indică de obicei că vrei să-l menții conectat la conversație, dar nu cauți neapărat un răspuns de la ei. Și, ca profesionist în formare Dannielle Walz avertizează, folosirea greșită a opțiunii CC poate duce la probleme de comunicare.
„Prin CC-ing colegii dvs. în mai multe e-mailuri, aceștia pot începe să nu mai vadă e-mailurile dvs. ca fiind importante și le pot plasa direct într-un„ folder de referință ”sau„ citiți folderul ulterior ”, a scris ea într-un LinkedIn post. „Acest lucru poate duce la pierderea informațiilor importante în viitor.”
Deci, dacă vă așteptați la un răspuns de la cineva, puneți adresa de e-mail a acestuia în câmpul „Către” și utilizați cu ușurință funcția „CC”.
4 Înțelegeți când și când să nu utilizați BCC.
Shutterstock
Câmpul BCC este și mai complicat, evitând în mod constant chiar și cei mai experimentați utilizatori de e-mail. Dar să o descompunem: BCC înseamnă „copie de carbon în orb”, așa că, deși este similar cu CC-ing, BCC-ing nu afișează e-mailul acelei persoane către alți destinatari, ceea ce înseamnă că nimeni altcineva din lanț nu va vedea că tu le-a inclus.
Deci, când este bine să folosiți BCC? Hillel Full de Inc. revista spune că este strict pentru e-mailuri în masă sau când cineva vă prezintă prin e-mail altcuiva.
„În orice alt caz, când trimiteți un e-mail cuiva și BCC altcuiva, sunteți necinstiți - vă place sau nu”, notează Fuld. „Trimiteți un e-mail persoanei X și fără ca acestea să știe, permițându-i persoanei Y să vă ascultă conversația. Persoana X nu are idee că altcineva citește acest e-mail, când, în realitate, l-ai trimis în secret și altcuiva. '
5 Folosiți cu ușurință semnele de exclamare.
Shutterstock
Este ușor să arunci un semn de exclamare în e-mailurile tale ici și colo, dar încearcă să nu creezi un obicei din ea. Deși sunt folosite în mod istoric pentru a indica emoție, într-un e-mail, semnele de exclamare pot fi confundate cu ușurință cu sunet sau agresivitate pasivă.
ce înseamnă când visezi corbi
„Utilizarea semnului exclamării inutile într-un [e-mail] poate distruge cu ușurință semnificația subiacentă a textului dvs.” Anna Verasai explică pe HR Digest . „Folosiți-l numai atunci când trebuie să subliniați ceva important. Gândiți-vă la modul în care cititorul dvs. ar putea interpreta mesajul atunci când îl va citi. '
6 Fii precaut cu utilizarea umorului.
Shutterstock
Toată lumea iubește un bună glumă din când în când, dar pentru că tonul poate fi interpretat greșit atunci când nu corespunde în persoană, cel mai bine este să nu lăsați glumele în e-mailurile dvs. „Rezervați umorul pentru un apel telefonic sau personal”, profesor de scriere în afaceri, David Silverman , a scris în recenzie de afaceri Harvard . „În acest fel, când există liniște uluită la celălalt capăt al liniei sau în partea opusă a mesei conferinței, aș putea spune:„ Cred că s-ar putea să nu-ți dai seama cât de amuzant mă consider și, având în vedere acest lucru, eu cred că mă voi opri acum. '
Dar serios: un studiu pivot din 2005 publicat în Journal of Personality and Social Psychology a dezvăluit că, în timp ce expeditorii au prezis că destinatarii lor își pot descifra cu exactitate tonul 80 la sută din timp, destinatarii au fost în măsură să citească cu exactitate tonul doar 56 la sută din timp.
7 Sari peste argou.
Shutterstock
Odată cu apariția mesajelor instantanee, formele scurtate ale limba engleză au devenit mai utilizate pe scară largă - cum ar fi „u” pentru „dvs.” sau „doriți” în loc de „doriți”. Dar, la fel cum umorul nu rămâne adesea când vine vorba de e-mailuri, argou este un no-go similar. Potrivit unuia OnePoll sondaj, 37 la sută dintre oameni au considerat că utilizarea argotului la locul de muncă este inacceptabilă, iar 55 la sută au spus că sări peste „lol” atunci când vine vorba de trimiterea unui e-mail șefului tău.
8 Acordați atenție liniei subiectului.
Shutterstock
Subiectele sunt simple, dar necesare. Și din moment ce majoritatea e-mailurilor sunt citite mai departe dispozitive mobile —55 la sută, conform companiei de livrare a e-mailurilor Calea de intoarcere - este important să le cuie. Subiectele scurte, concise și directe sunt cele mai bune. Scopul e-mailului dvs. ar trebui să fie clar indicat și ar trebui să-l limitați la cinci cuvinte sau mai puține, deoarece dispozitivele mobile întrerup orice cuvinte după aceea.
9 Includeți o semnătură.
Shutterstock
Ați primit vreodată un e-mail de la cineva și v-ați întrebat: „Cine este acesta? din ? Deși adresa expeditorului vă poate oferi câteva indicii cu privire la cine sunt, uneori nu este suficient. O semnătură la sfârșitul e-mailului dvs. poate informa imediat destinatarul despre cine sunteți, ce faceți și cum vă pot contacta în continuare.
Cei de la agenția de marketing integrată Ocreativ spuneți că a avea o casetă de semnătură prin e-mail este „ca și cum ați da o persoană o carte de vizită de fiecare dată când trimiteți un e-mail”. Dacă nu aveți încă una, adăugați o semnătură care include numele dvs. complet, poziția, numărul de telefon, adresa de e-mail, site-ul web și o siglă a companiei.
10 Nu uitați să sărutați (păstrați-l scurt și simplu).
Shutterstock
Metoda KISS este ceva ce majoritatea dintre noi am învățat în școala primară, dar asta nu înseamnă că este mai puțin necesară mai târziu în viață. Bumerang , o aplicație de productivitate prin e-mail, a cercetat metodele cheie pentru a obține mai multe răspunsuri la e-mail. Cea mai mare mâncare a lor? Cel mai bine este să scrii de parcă ai avea opt ani.
Cercetarea lor a constatat că e-mailurile care au fost scrise la un nivel de lectură de clasa a treia au fost cu 36 la sută mai susceptibile de a primi răspuns la cele scrise la un nivel de lectură la facultate.
11 Atrageți atenția asupra atașamentelor.
Shutterstock
Atașamentele sunt uneori o parte necesară a procesului de e-mail, dar ar trebui să știți foarte bine cum să le utilizați înainte de a atașa cu abandon. În lanțurile lungi de e-mail, uneori pot trece neobservate sau trecute cu vederea, iar atașamentele neașteptate tind să fie, de asemenea, nedeschise, deoarece destinatarii sunt atenți la virușii electronici.
Cea mai bună soluție este să vă apelați atașamentele în corpul e-mailului. Gramatic spune că cel mai bun mod de a notifica destinatarul despre atașamente este să includeți un mesaj la sfârșitul e-mailului dvs. care să spună ceva de genul „Am atașat [element]” sau „Vă rugăm să consultați [elementul] atașat pentru mai multe detalii . '
12 Standardizați-vă fontul.
Shutterstock
În timp ce jocul cu stilurile și culorile fontului poate fi distractiv, nu există loc pentru Comic Sans roz strălucitor în lumea profesională. După cum se dovedește, utilizarea fontului este extrem de importantă atunci când vine vorba de comunicarea digitală, potrivit Colin Wheildon , autorul Tipul și aspectul: comunicați sau faceți doar forme frumoase? „Este posibil să aruncăm trei sferturi din cititorii noștri pur și simplu alegând tipul greșit”, a spus el Scriitori și artiști americani .
Deci, la ce fonturi ar trebui să vă țineți cont atunci când vine vorba de e-mailuri? MageMail recomandă Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS sau Arial.
13 Corectați totul.
Shutterstock
Când scrieți un e-mail, sunt șanse să faceți o greșeală la urma urmei, să fiți doar oameni. Cu toate acestea, greșelile nu sunt adesea trecute în revistă atunci când vine vorba de e-mailurile de lucru. Într-o Sondaj gramatical din aproape 2.000 de respondenți, 67% au spus că este nu bine să faci greșeli în e-mailuri, în timp ce doar 6% au considerat că este o greșeală acceptabilă.
14 Introduceți ultima adresă de e-mail.
Shutterstock
ce să-ți dm zdrobirea pe instagram
Cel mai simplu mod de a vă asigura că nu trimiteți un e-mail înainte de a fi gata sau înainte de a fi eliminat de orice greșeli de eroare? Așteptați până când totul este în formă de vârf înainte de a introduce adresa de e-mail a destinatarului. După cum știți, a face greșeli de e-mail este una dintre cele mai simple căi de a face o impresie greșită.
„Problema nu este doar profesionalismul” Karen Kessler , a declarat președintele Evergreen Partners Forbes . „Ceea ce este în joc este reputația angajatului și a companiei sau organizației. Am văzut că deciziile slabe prin e-mail duc la consecințe negative pentru angajat - concedierea - și pentru organizație, de asemenea, pentru litigii. '
15 Și verificați de trei ori numele destinatarului.
Shutterstock
O mare greșeală pe care ar trebui să o evitați este să scrieți greșit numele destinatarului, deci asigurați-vă că verificați triplu înainte de a accesa trimiterea. Mulți oameni vezi actul de greșeală de ortografie un nume la fel de leneș și desconsiderat, mai ales când ortografia corectă este în adresa de e-mail. Ce ar trebui să faceți dacă faceți greșeala din greșeală? Kathryn Shanley , proprietarul My Red Pen Editing, spune o scuză imediată este cheia pentru a vă menține credibilitatea.
16 Pentru afaceri profesionale, utilizați o adresă de e-mail profesională.
Shutterstock
Deși o adresă de e-mail personală este bine de utilizat atunci când corespunde cu prietenii sau familia, păstrați-o în afara domeniului profesional al afacerii. Acest lucru este deosebit de important într-un consumator-vânzător situatie. Un 2016 Hai tăticu sondajul efectuat la 1.000 de americani a arătat că 75% consideră că a avea un e-mail profesionist este un factor important în încrederea într-o afacere online, iar 33% s-ar îndoi de legitimitatea unui vânzător dacă ar folosi o adresă de e-mail personală.
„Nu uitați niciodată o primă impresie, fie în viața reală, fie online,” directorul de produse al GoDaddy, Steven Aldrich , a spus într-un afirmație . „Adesea, prima dvs. interacțiune directă cu un client are loc prin e-mail și, prin urmare, arătarea profesională în acest context este extrem de importantă.”
17 Amintiți-vă că orice poate fi împărtășit.
Shutterstock
Fie că este vorba de redirecționare, BCC-ing sau pur și simplu intermitentul telefonului în fața cuiva, este important să ne amintim că orice scrieți într-un e-mail poate fi văzut de altcineva decât destinatarul dorit. Prin urmare, toată comunicarea dvs. electronică ar trebui să fie profesională și fără riscuri. La urma urmei, e-mailurile pot fi chiar admisibil în instanță , deci este mai bine să nu trimiteți niciodată ceva care ar putea fi folosit împotriva dvs. mai târziu. Și pentru mai multe modalități de a vă îmbunătăți viața profesională, consultați 25 de trucuri Genius pentru a lucra mai inteligent și nu mai greu .
Pentru a descoperi mai multe secrete uimitoare despre a-ți trăi cea mai bună viață, Click aici să ne urmăriți pe Instagram!
